Das Mahnwesen unterstützt Sie dabei, offene Forderungen zu überwachen und Mahnungen strukturiert zu erstellen.
Überblick
Das Mahnwesen vereinfacht die Verwaltung unbezahlter Rechnungen. Es zeigt fällige Beträge, ordnet offene Forderungen Mahnstufen zu und unterstützt den Versand von Mahnungen.
Im Mahnwesen sehen Sie unter anderem:
- Offene Rechnungen
- Fällige Rechnungen
- Mahnstufen 1-3
- Allgemeine Mahnungen
Ein Doppelklick auf die Vorgangsnummer öffnet den zugehörigen Vorgang. Dort können Sie beispielsweise eine Zahlung erfassen oder weitere Details prüfen.
Automatisierte Prozesse
- Fällige Beträge werden automatisiert ermittelt und in Mahnstufe I gelistet.
- Mahnungen inklusive Mahngebühr können per Mausklick vorbereitet und versendet werden.
- Offene Forderungen bleiben zentral nachvollziehbar.
Mahnstufen
| Mahnstufe | Bedeutung |
|---|---|
| Mahnstufe I | Erste Mahnung nach Fälligkeit |
| Mahnstufe II | Weitere Mahnung nach Ablauf der definierten Frist |
| Mahnstufe III | Letzte Mahnstufe vor einer möglichen Übergabe an ein Inkassobüro |
Mit diesem System behalten Sie den Überblick über offene Forderungen und können auf Zahlungsrückstände geordnet reagieren.
Mahnung erstellen
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Mahnung zu erstellen:
- Markieren Sie den betreffenden Eintrag in der Liste durch einen Klick in die Checkbox.
- Geben Sie im Bemerkungsfeld unten einen Hinweis ein, z. B. „gemahnt am …“.
- Klicken Sie auf „Neue Mahnungen erstellen“.
Bookyt erstellt die Mahnung und öffnet die Formularvorschau. Der betreffende Eintrag wird anschließend der nächsten Mahnstufe zugeordnet.
Mahnschema
Zahlbemerkungen, Mahnstufen und weitere Details werden im Mahnschema definiert. Prüfen Sie diese Einstellungen, bevor Sie das Mahnwesen produktiv einsetzen.
Automatisierten Mahnlauf einrichten
Der automatisierte Mahnlauf unterstützt Sie dabei, fällige Forderungen regelmäßig zu prüfen und Mahnungen nach definierten Regeln vorzubereiten oder zu versenden.
Prüfen Sie vor der Aktivierung, ob Mahnstufen, Mahngebühren und Formulare vollständig eingerichtet sind. Kontrollieren Sie außerdem, ob Zahlungen regelmäßig verbucht werden, damit der Mahnlauf auf einem aktuellen Datenstand arbeitet.
| Schritt | Bereich | Aufgabe |
|---|---|---|
| 1 | „Einstellungen“ → „Grundeinstellungen“ → „Mahngebühren“ | Mahnstufen und Gebühren prüfen |
| 2 | „Einstellung“ → „Automatisierung“ → „Automatisierung E-Mail“ | E-Mail-Automatisierung für Mahnungen einrichten |
| 3 | „Mahnung nach Mahnstufe 3“ | Formular und optionales Inkassoinstitut hinterlegen |
| 4 | „Einstellung“ → „Automatisierung“ → „PDF“ | Formular „Mahnung + Mahnung Historie“ prüfen |
| 5 | „Verwaltung“ → „Account“ | Modul „Cronjob“ aktivieren |
Wichtige Hinweise zum automatischen Mahnlauf
- Mahnungen werden nur automatisch versendet, wenn der Betrag größer als 50 Cent ist.
- Das Mahnwesen stoppt, wenn länger als zwei Tage keine Zahlungen mit der Zahlart „Überweisung“ verbucht wurden. Dadurch wird verhindert, dass Mahnungen auf Basis veralteter Zahlungsdaten versendet werden.
- Sie können den automatischen Mahnlauf bei längeren Zahlpausen manuell starten.
- Überfällige Termine, wichtige Hinweise und Sperren werden im System rot hervorgehoben.