Diese FAQ beantwortet häufige Fragen zur Einrichtung und Nutzung von Bookyt. Die Antworten führen Sie direkt zu den relevanten Einstellungen und typischen Arbeitsschritten.
Anzahl aktive Mietartikel
Die Meldung „Die Anzahl der aktiven Fahrzeuge übersteigt die Anzahl in Ihrem Paket“ erscheint.
Wenn Sie diese Meldung sehen, öffnen Sie die „Verwaltung“ → „Account“ → „Status“. Dort sehen Sie, wie viele Fahrzeuge Sie aktuell nutzen und wie viele in Ihrem Account freigeschaltet sind. Übersteigt die genutzte Menge diese, passen Sie Ihre Anzahl entsprechend Ihrem Bedarf an. Sie können die Anzahl unter „Verwaltung“ → „Account“ → „Ihr Programmpaket“ → „Allgemein“ anpassen.
Sollten Sie Fahrzeuge verwalten, die aktuell nicht genutzt werden, können Sie diese auch unter „Verwaltung“ → „Fahrzeuge“ → heraussuchen, öffnen und den Status auf „stillgelegt“ setzen. Somit zahlen Sie auch nur für die Fahrzeuge, die aktiv in der Vermietung sind.
Artikel auf einzelne Stationen eingrenzen
Sie haben verschiedene Mietartikel, die nur auf bestimmten Stationen verfügbar sind? Kein Problem! Sie können unter „Einstellungen“ → „Grundeinstellungen“ → „Buchung“ die Funktion aktivieren, dass Sie Ihre Mietartikel trennen können. Im Frontend werden sie dann lediglich unter der ausgewählten Station angezeigt. In Ihrem Backend sind sie in der Artikelübersicht komplett sichtbar.
Auf welcher Seite/Rubrik kann ich meinen Kautionsbetrag ändern?
Sie können die Kaution der Onlinebuchung über „Verwaltung“ – „Frontend“ – „Erscheinungsbild“ anpassen. Diese Einstellung wird global angewendet. Alternativ können Sie unter Verwaltung → Kategorien/Gruppen je nach Mietartikelgruppe eine eigene Kaution hinterlegen.
Behörden in Bookyt nutzen
Möchten Sie den Kontakt mit einer Behörde in Bookyt nutzen, müssen Sie diese zuerst anlegen.
Öffnen Sie dazu „Verwaltung“ → „Personen“ → „Neue Person anlegen“.
Stellen Sie dort den Kundentyp auf „Behörde“ ein und sehen nun rot hinterlegt alle benötigten Felder und Informationen. Tragen Sie diese ein und speichern Sie den Vorgang mit dem Button „Speichern“ am Ende der Seite.
Nun können Sie die Behörde in einem Vorgang als Person auswählen und mit behördlichen Vorgängen verknüpfen.
Bei einem E-Mail-Formular habe ich CSS hinzugefügt. Warum wird die E-Mail aber nicht ausgegeben bzw. warum kommt nun ein Fehler?
Verwenden Sie in E-Mail-Formularen keine { }. Wenn geschweifte Klammern notwendig sind, schließen Sie den betroffenen Block mit {literal} {/literal} ein. Weitere Informationen finden Sie in der Smarty-Dokumentation zu Literal.
Warum wird das Suchergebnis auf 300 Datensätze eingeschränkt?
Die Meldung „Es wurden mehr als 300 Datensätze gefunden. Die Anzeige wurde auf die ersten 300 Datensätze eingeschränkt“ bedeutet nicht, dass eine Kapazität ausgeschöpft ist.
Das Listentool zeigt maximal 300 Datensätze gleichzeitig an. Wenn Sie alle Treffer auswerten möchten, exportieren Sie die Daten nach Excel (Voraussetzung ist das Excel-Modul) oder grenzen Sie die Suche mit passenden Filtern weiter ein.
Besteht die Möglichkeit im System eine automatische Meldung einzubauen, wenn jemand eine notwendige Führerscheinklasse nicht besitzt?
Hinterlegen Sie die passenden Führerscheinklassen bei den Fahrzeuggruppen unter „Eigenschaften“. Anschließend erhält der Nutzer die passende Information in der Buchungsmaske und im Frontend.
Branchen und Themen
Bookyt funktioniert für nahezu jede Branche. Es wurde so konzipiert, möglichst alles abbilden zu können.
Wenden Sie sich zu genaueren Details hierzu einfach an unseren Support.
Brauche ich einen eigenen Server?
Die Mietversion der Software wird für Sie direkt bereitgestellt. Hier übernehmen wir die Bereitstellung und Pflege eines schnellen, optimal auf Ihre Bedürfnisse angepassten Servers. Ein eigener Server ist nicht notwendig.
Die Kilometer werden nicht abgefragt
Prüfen Sie hierzu bitte, ob in den einzelnen Fahrzeugen der Kilometerzähler aktiv ist.
Öffnen Sie dazu „Verwaltung“ → „Gruppen“, wählen Sie die entsprechende Gruppe und prüfen Sie weiter unten bei „Zähler“ → „Km“, ob diese Funktion aktiviert ist.
Bitte prüfen Sie auch, ob unter „Einstellungen“ → „Grundeinstellungen“ → „Zähler“ die Option: „Zähler verwenden“ aktiv ist.
Die Kunden können zu jedem Tarif neben den inkludierten KM auch zusätzliche Kilometer-Pakete buchen. Wie kann ich das einrichten?
Hier müssen Sie alle Tarife mit den entsprechenden Inklusivkilometern anlegen, also pro Tag 100 km, pro Tag 300 km pro Tag 500 km … dann rechnet das Programm automatisch den günstigsten Tarif für den Mieter aus. Nutzen Sie hierzu einfach die Tarif-Kopier-Funktion.
Die Rechnungsnummern scheinen nicht fortlaufend vergeben zu werden, woran liegt das?
Die Rechnungsnummer wird nach dem Ablaufplan erstellt, wenn die Mietsache zurück ist. Das hängt mit dem Status zusammen und wenn der Kunde Mehrzeit nachberechnet bekommt.
Wenn nicht, einfach mit der Zwischenrechnung arbeiten.
Die Vermietsoftware möchte den Ankunfts-KM-Stand haben, obwohl das Fahrzeug noch nicht zurückgegeben wurde.
Bitte setzen Sie das Rechnungsdatum erst, wenn Sie die Rechnung tatsächlich erstellen. Andernfalls ist das km-Feld Pflicht.
Sie haben die Miethomepage gebucht, wie geht es jetzt weiter?
- Die Homepage ist sofort betriebsbereit, die URL finden Sie unter „Verwaltung“ – „Frontend“ bei „Vorschau“.
- Laden Sie Ihr Logo unter „Layout“ – „Datei hochladen“, und wählen es anschließend unter „Verwaltung“ – „Account“ aus.
- Die Seiten „Standorte“ und „Fahrzeuge“ werden mit den Daten aus dem Software-Backend gespeist. Prüfen Sie daher, ob dort alle Informationen vollständig eingetragen sind. Die AGB in der Onlinebuchung werden ebenfalls aus dem Backend übernommen und sollten dort gepflegt werden.
E-Mail-Versand nicht möglich
Sollten Sie Ihre Grundeinrichtung erledigt haben, vergessen Sie bitte nicht, unter „Einstellungen“ → „Automatisierung, Kommunikation und Vorlagen“ → „E-Mail“ → „Einstellungen“ die Catch-All-Adresse zu entfernen.
Diese wird standardmäßig von Bookyt hinterlegt, um zu Testzwecken vorerst alle ausgehenden Nachrichten an Ihre voreingestellte Stations-E-Mail-Adresse zu senden. Sie werden außerdem mit einem rot hinterlegten Hinweis im Backend benachrichtigt, solange die Catch-All-Adresse noch eingestellt ist.
Eines der Formulare soll die Standardfußzeile, aber keine Kopfzeile haben. Man kann aber nur beides an- oder abwählen. Gibt es hierfür eine Lösung?
Geben Sie am Beginn des Dokumentes folgenden HTML-Tag an:
pd4ml:page.footer
Diesen können Sie nun mit beliebigen Angaben füllen. Alternativ verwenden Sie den Platzhalter mandant_briefkopf_footer_html, um die Standardfußzeile einzufügen.
Umgekehrt funktioniert dies entsprechend mit dem Tag pd4ml:page.header und dem Platzhalter mandant_briefkopf_header_html.
Alternativ können Sie im Formulareditor unter Einstellungen auch auswählen, ob Kopf- und Fußzeilen angezeigt werden sollen.
Gibt es auch die Möglichkeit, einen Wochenendtarif oder Monatstarif anzulegen?
Sie können in der Tarifeinstellung den Gültigkeitszeitraum festlegen und ihn somit zeitlich definieren. Nutzen Sie hierzu auch die Tutorialsektion unserer Webseite. Dort wird Ihnen die Tarifanlage genauer erklärt. Da das Tarifmodul sehr komplex ist, kontaktieren Sie bei Fragen gern unseren Support. Wir unterstützen Sie gern bei der Anlage.
Gibt es eine Einstellung für Fahrzeuge, bei der in der Onlinebuchung nur „Anfragen“ kommt, auch wenn ein Tarif verfügbar ist?
Dies lässt sich einfach in den Einstellungen mit der Option „Überbuchen zulassen“ aktivieren.
Gibt es eine Möglichkeit, die Provisionsempfänger auf den aktuellen Stand zu bringen und einige der Personen/ Firmen zu löschen?
Das geht leider nicht, da alle Vorgänge und auch Rechnungen usw. miteinander verknüpft sind. Die Vorgänge müssen immer einer Person zugewiesen sein.
Sie können allerdings Personen zusammenlegen, wenn sie doppelt angelegt wurden. Dann werden die Vorgänge entsprechend neu zugeordnet.
Gibt es eine Möglichkeit, wie man die Zustellungen der Ressourcen zwischen (virtuellen) Stationen auswerten kann?
Ja, dies können Sie unter dem Menüpunkt „Statistik“ einsehen.
Gibt es in Bookyt Formulare, AGB etc. als Muster?
Sie können aus einer Vielzahl an Standardformularen auswählen. Ihre AGB und Datenschutzbedingungen müssen Sie jedoch selbst erstellen, da diese individuell für Ihr Unternehmen erstellt werden müssen.
Ich habe die Preise unter „Haftungsbeschränkungen“ geändert. Warum wird es im Frontend aber nicht übernommen?
Möchten Sie die Kosten der Haftungsbeschränkung festlegen, müssen Sie dies für jeden Tarif individuell einstellen.
Gehen Sie dafür in die Tarifübersicht → „bearbeiten“ → und im unteren Bereich des Tarifs legen Sie die Kosten dafür fest.
Dies sollten Sie für jeden Tarif separat einstellen.
Ich habe eine Ressource stillgelegt und eine andere aktiviert. Warum kommt der Belegungsplan nun aber nicht mehr?
Wenn Sie eine Ressource mit Datum „heute“ stilllegen möchten, gilt sie für den heutigen Tag noch als „aktiv“! Dies korreliert dann mit der neuen Ressource. Verwenden Sie besser das Datum vom Vortag.
Ich habe neue Mitarbeiter/Administratoren freigeschaltet, kann diese jedoch nicht nutzen
Wenn Sie in den Accounteinstellungen neue Mitarbeiter- oder Administratorzugänge hinzugefügt haben, müssen Sie diese zusätzlich als Personen anlegen.
Klicken Sie dazu auf „Verwaltung“ → „Personen“ → „Neue Person anlegen“ und ändern Sie den Kundentyp auf „Mitarbeiter“.
Die verfügbaren Optionen ändern sich anschließend. Weiter unten können Sie die benötigten Details einstellen.
Legen Sie im Akkordeon-Menü „Logindaten“ den Benutzernamen fest und stellen Sie ein, ob sich der Benutzer anmelden darf.
Im Menü „Berechtigung“ legen Sie unter „Benutzerrecht“ fest, ob es sich um einen Stationsmitarbeiter oder Administrator handelt. Legen Sie weitere Rechte fest und klicken Sie anschließend auf den Button „Übernehmen“, um die Anlage zu speichern.
Der neue Benutzer ist anschließend freigeschaltet und kann sich anmelden.
Ich kann mich nicht im Backend anmelden
Prüfen Sie bei diesem Problem mit einem administrativen Konto, ob der anzumeldende Benutzer die nötigen Rechte besitzt und sich anmelden darf.
Dies können Sie unter „Verwaltung“ → „Personen“ prüfen. Suchen Sie den Account dazu in der Personensuche.
Öffnen Sie diesen und prüfen Sie den Kundentypen. Dieser muss auf Mitarbeiter stehen. Weiter unten, unter „Logindaten“ können Sie das Passwort ändern und die Option einschalten, dass sich der Mitarbeiter anmelden darf.
Darunter stellen Sie unter „Berechtigung“ ein, ob es sich um einen Administrator oder einen Stationsmitarbeiter handelt.
Haben Sie all dies eingestellt, sollte sich der Account erfolgreich anmelden lassen.
Bei weiteren Fragen hilft Ihnen hier unser Support unter service@phcom.de gern weiter.
Ich möchte bei der Abholung eines Mietartikels die Schäden abgleichen
Sie können unter „Einstellungen“ → „Grundeinstellungen“ → „Abholung und Rückgabe“ die Option „Bei der Abholung Schadensformular einblenden“ aktivieren. So werden Sie während der Abholung und Rückgabe aufgefordert, vorhandene Schäden abzugleichen bzw. neue Schäden anzulegen. Wichtig: Diese Funktion ist nicht möglich, wenn die Sammelbuchung aktiviert ist.
Ich möchte eine eigene Buchungsapp. Welche Medien muss ich dafür bereitstellen?
Für die App werden ein Icon und ein aussagekräftiger Beschreibungstext für den App Store benötigt.
Das App-Icon muss laut Apple-Spezifikation in verschiedenen Größen zur Verfügung gestellt werden. Hierfür benötigen wir eine Vorlage als PNG, rechteckig in einer Auflösung von mindestens 2048×2048.
Senden Sie das Logo nach der Bestellung an service@Bookyt.de. Hinweis: Die Einrichtung der gebrandeten Buchungsapp ist mit einer einmaligen Einrichtungspauschale von 199 € verbunden.
Ich möchte eine eigene Schadensgrafik im Mietvertrag haben, wie geht das?
Laden Sie in den Einstellungen, im Mediacenter unter „Schadensgrafik“ Ihre Grafik hoch. Die Datei sollte als JPG oder PNG vorliegen, eine Breite von 1000px und eine Höhe von 500px haben. Die Dateibezeichnung ist dann in der Grafikauswahl der entsprechende Eintrag.
In der Formularvorschau kommt nur eine Ladegrafik, aber kein Inhalt. Die Formulare können nicht ausgedruckt werden, liegt der Fehler beim Browser?
Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser PDF-Dateien darstellen kann. Laden Sie sich den Adobe Reader DC herunter, um sicherzustellen, dass PDFs korrekt im Browser wiedergegeben werden.
In der Onlinebuchung sind noch einige Wörter auf deutsch anstatt englisch, woran liegt das?
Für die mehrsprachige Onlinebuchung müssen auch die Standardtexte und manche Systemparameter übersetzt werden.
Das können Sie direkt in den dafür vorgesehenen Feldern machen. Werden die Felder leer gelassen, greift das System auf die deutsche Version zurück.
In meinen neu angelegten Gruppen, fehlen Bilder und ich werde nicht mehr benachrichtigt darüber!
Zum Jahresende 2021 haben wir uns entschieden, die Benachrichtigungsfunktion aus mehreren Gründen, beim Login zu entfernen.
Um fehlende Bilder für Fahrzeuge, das Firmenlogo oder Artikelbilder nachträglich einzupflegen, können Sie dies in Ihrem Backend unter: → „Einstellungen“ → „Media Center“ jederzeit nachholen.
Individuelle Zahlungsziele hinterlegen
Sollten die Standardzahlungsziele nicht Ihrem täglichen Vermietgeschäft entsprechen, haben Sie die Möglichkeit diese abzuändern oder zu ergänzen.
Gehen Sie hierzu in Ihr Backend. Wählen Sie „Verwaltung“ → „Profi“ und klicken Sie auf das Dropdown-Feld unter „Tabelle wählen“. Hier können Sie verschiedene Standardangaben anpassen. Um Zahlungsziele bzw. Fristen anzupassen, wählen Sie „Vorgang-Zahlfrist“ aus und klicken auf „Aufrufen“. Passen Sie anschließend die Felder „Bezeichnung“, „Wert“ und „Sortierung“ an.
Möchten Sie weitere Zahlungsziele hinzufügen, tragen Sie die individuelle Zahlungsfrist unten in das Freifeld ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Eintrag neu anlegen“.
Ihre aktualisierten Zahlungsziele sind ab sofort in allen Menüs verfügbar.
Infofenster bei Aufruf des Frontends anzeigen
Haben Sie wichtige, aktuelle Änderungen oder Nachrichten für Ihre Kunden? Informieren Sie sie über die Nachrichtenanzeige Ihres Frontends.
Um eine Information bei Aufruf des Frontends anzeigen zu lassen, gehen Sie in Ihr Backend und klicken Sie auf
„Verwaltung“ → „Frontend“ → „Standardtexte“ → „Frontend Hinweistext Datenschutz“
Tragen Sie hier Ihre Informationen kurz und knapp zusammen ein und speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button „Speichern“
Ist eine Anpassung an die Schweiz (CHF, Schweizer MwSt., bearbeitbare Versicherungen) möglich?
Wählen Sie hierzu einfach in den Einstellungen unter „Standardwerte“ die entsprechende Währung und unter Mehrwertsteuer die vor Ort genutzten Einstellungen aus.
Ist es möglich, das Onlinebuchungssystem für einen bestimmten Zeitraum für Buchungen zu sperren?
Ja, Sie können den Buchungszeitraum mit den Stationsöffnungszeiten oder der zeitlichen Gültigkeit der Tarife eingrenzen.
Kann das Buchungsfrontend umgestaltet werden?
Das Layout des Onlinebuchungs-Frontends kann per CSS-Regeln an Ihre eigene Webseite angepasst werden. Das Eingabefeld hierfür finden Sie im Backend unter „Verwaltung“ –> „Frontend“ im Tab „Website“ und „HTML und CSS“.
Unter Website legen Sie rudimentäre Einstellungen wie Farbe und Hintergrund fest, bei HTML und CSS können Sie oder ein Webdesigner das komplette Layout direkt bearbeiten, z. B.:
Änderung der Schriftart:
html {font-family:sans-serif;}
Änderung der Hintergrundfarbe:
html {background: #fff;}
Padding innerhalb des Iframes entfernen:
.AroundDiv {padding: 0 2px 0 0;}
Weitere Änderungen können ebenfalls wie gewohnt als CSS-Regeln eingefügt werden. Das vorhandene Standard-CSS wird mit Ihren Regeln überschrieben.
Benötigen Sie Unterstützung, kontaktieren Sie unseren Support unter service@Bookyt.de
Kann das Programm mit 2 Tarifen rechnen, wenn eine Reservierung auf die Haupt- und Nebensaison übergreift?
Ja, es kann Saisontarife mit flexibler Mehrzeitberechnung abbilden.
- Um Saisontarife abzubilden, geben Sie in der Preisverwaltung das Gültigkeitsdatum ein, bis wann der Tarif gültig ist (z. B. Hauptsaison Sommer).
- Unter „Tarifberechnung bei Saisonpreisen“ wählen Sie „Saisontarif“ aus der Liste aus.
- Im Bereich Mehrdauer wählen Sie „Wiederholen mit 2. Staffel bei Überschreitung“ und geben Sie den Betrag für den eigentlichen Tarif (Hauptsaison Sommer) und den Betrag für die Überschreitung (Nebensaison Winter) an.
Kann die Farbe und das Aussehen der Buttons geändert werden?
Das Layout vom Frontend der Onlinebuchung kann per CSS-Regeln an Ihre eigene Webseite angepasst werden. Das Eingabefeld hierfür finden Sie im Backend der Software unter „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „HTML und CSS“.
Kann ich Bookyt auf meiner Webseite in ein iFrame einbinden?
Bookyt kann über ein Embedding in die eigene Webseite eingebettet werden. Lesen Sie hierzu in den Tutorialbereich. Dort haben wir eine ausführliche Anleitung hinterlegt.
Kann ich das Design des Frontends anpassen?
Das Bookyt-Frontend wird in einem vordefinierten Design dargestellt.
Sie können eigenen CSS-Code einfügen, um grafische Änderungen vorzunehmen.
Dies können Sie unter „Verwaltung“ → „Frontend“ → „HTML und CSS“. Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Button „Speichern“.
Da mit eigenem CSS auch damit verbundene Probleme entstehen können, bitten wir Sie, dafür Verständnis zu haben, dass wir hier keine Haftung übernehmen können.
Kann ich die Fahrzeugnummer auch selbst vergeben?
Die Fahrzeug-ID wird immer fest vom System vergeben.
Kann ich die Inhalte meiner Webseite selbst pflegen?
Ja, Sie können die Website unter „Verwaltung“ → „Frontend“ im Tab Website konfigurieren. Hier können Sie neben allen Inhalten auch Einstellungen wie die Hintergrund- und die Schriftfarbe festlegen.
Kann ich für einen Mietartikel mehrere Bilder hinterlegen?
Unter „Einstellungen“ → „Mediacenter“, können Sie sich Ihren Mietartikel heraussuchen und einfach weitere Bilder hochladen. Diese werden dann im Frontend dargestellt. Dies können Sie auch in den Gruppen/Kategorien einstellen.
Kann ich meinen Briefkopf komplett als DIN-A4-Wasserzeichen hinterlegen?
Nein, dies ist aus technischen Gründen so nicht möglich. Beim Umwandeln Ihrer Formulare ins PDF-Format werden automatisch Druckränder angebracht und der Briefkopf demnach verkleinert. Sie können allerdings eine Hintergrundgrafik mit CSS anbringen und diese dann als Wasserzeichen verwenden.
Kann ich Rabattcodes für Aktionszeiträume hinterlegen?
Dies können Sie natürlich so einstellen. Wichtig hier zu beachten ist: Sie benötigen die Erweiterung: Gutscheine und Rabattcodes.
Falls Sie diese Option noch nicht freigeschaltet haben, gehen Sie unter „Verwaltung“ → „Account“ → „Erweiterungen“ und aktivieren Sie die Erweiterung „Gutscheine und Rabattcodes“. Bestätigen Sie den Hinweis und speichern Sie Ihre Änderung.
Nun erscheint oben in Ihrem Backend die Option „Gutschein“. Klicken Sie dort drauf und Sie gelangen in das Gutscheinanlagemenü. Lassen Sie die Eingabefelder frei und klicken Sie auf den grünen Button „Rabattcode erstellen“.
Füllen Sie nun die abgefragten Felder aus und legen Sie den Gültigkeitszeitraum fest. Passen Sie nun die weiteren Informationen an und klicken Sie abschließend auf „Neu eintragen“. Ihr Rabattcode ist nun erstellt und kann an Ihre Kunden ausgegeben werden.
Klicken Sie zur Übersicht erneut auf „Gutschein“ und Sie sehen eine Übersicht aller erstellten Gutscheine und Rabattcodes.
Kann man auch nach Bemerkungen suchen?
Ja, in der Suchmaske bei „Vorgang finden“ können Sie nach einem Bemerkungstext suchen, z. B. „Unfall“…
Kann man Buchungen intern stornieren und wo/wie werden diese Änderungen protokolliert (Finanzamt)?
Ja, Buchungen können storniert und umgebucht werden. Dies fließt dann in die Buchhaltung direkt mit ein und der Nummernkreis bleibt bestehen.
Kann man direkt bei einer Buchung einen neuen Kunden anlegen?
In der Buchungsmaske können Sie einen Kunden mit dem „großen“ Formular anlegen. Klicken Sie einfach auf „Bestandskunde“, dann auf das „+“, und nachdem alles eingegeben wurde, auf „Schließen und übernehmen“.
Kann man einstellen, dass Onlinebuchungen erst ab einer Mindestmietdauer möglich sind?
Ja, einfach keinen Tarif kleiner 3 Tage für die Onlinebuchung aktivieren.
Kann man Reservierungen auch ohne Angabe der Führerscheindaten anlegen?
Das und weitere Optionen können Sie unter „Einstellungen“ → „Grundeinstellungen“ → „Führerschein“ einstellen.
Können Fahrzeuge an anderen Stationen angeboten werden und darauf hingewiesen werden?
Sie können die Erklärung in die Stations-Infos integrieren. Dort kann der Kunde es nach der Auswahl als Fließtext sehen.
Bei der Auswahl einer Station sieht der Kunde im Frontend, dass das Fahrzeug auch auf den anderen Stationen über „alternative Termine und Stationen“ hinterlegt werden kann.
Können Kreditkarten als Zahlungsmittel angeboten werden?
Ja, es können Zahlungen über Stripe, Computop und PayPal integriert werden.
Lassen sich die Rechnungsnummer von Sammelrechnungen im Vorgang „Finden“ anzeigen?
Ja, die Suche in der Vorgangsliste ist auch nach einer Sammelrechnungsnummer möglich. Das ist ein eigener Nummernkreis, der bei 100000 beginnt. Wenn Sie danach suchen, lassen Sie eventuell vergebene Präfixe weg.
Machen Sie auch Individualisierungen?
Ja, wir programmieren auf Nachfrage Spezialanpassungen und individuelle Funktionen. Sprechen Sie uns einfach an.
Manche hochgeladenen Bilder der Ressourcen erhalten plötzlich einen schwarzen Hintergrund. Was ist los?
Manche Geräte und Browser, insbesondere Mobilgeräte, können transparente PNG-Dateien nicht korrekt darstellen und bauen dann einen schwarzen Hintergrund ein. Aus diesem Grund sollten immer JPG-Dateien oder PNG-Daten ohne Transparenz verwendet werden.
Mein Mietartikel erscheint nicht unter der Rückgabe
Sollten Sie feststellen, dass einer Ihrer herausgegebenen Mietartikel nicht in der Rückgabe aufgeführt wird, so prüfen Sie bitte den Status des Vorgangs. Nur Buchungen die den Status „Mietvertrag“ haben, werden dort angezeigt!
Test Account in einen Live-Account umwandeln
Der Bookyt Live-Account bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen. Wechseln Sie über das Menü „Verwaltung“ → „Account“ → „Liveaccount bestellen“ um Bookyt heute noch uneingeschränkt nutzen zu können.
Trusted Shops Anbindung
Sie sind mit dem Bookyt-Frontend bereits erfolgreich Live und möchten Ihren Kunden mit einem starken Gütesiegel Vertrauen und Zuverlässigkeit symbolisieren? Registrieren Sie sich bei Trusted Shops und Sie erhalten eine sogenannte TS-ID. Diese ID ist einzigartig auf Ihr Bookyt Vermietfrontend zugeschnitten.
Um diese einbinden zu können, melden Sie sich in Ihr Backend ein und wählen Sie den Punkt „Verwaltung“ → „Frontend“ → „Onlinetools“. Dort sehen Sie das Eingabefeld für Ihre Trusted Shops ID. Fügen Sie diese dort ein und speichern Sie Ihre Eingabe. Bookyt wird das Trusted Shops Badge automatisch in Ihrem Frontend platzieren und aktivieren. Sie müssen nichts weiter dafür machen.
Warum bekomme ich die Meldung „Mail delivery failed: returning message to sender“
Bitte prüfen Sie, ob die Absender-E-Mail-Adresse identisch mit der Empfänger-Adresse ist. Dies akzeptiert der Mailserver nicht. Nutzen Sie für Ihre Testbuchungen bitte eine andere E-Mail-Adresse, z. B. test@ihrunternehmen.com
Warum ist die Mahnung in der Druckvorschau leer?
Der Umsatz wurde mittlerweile bezahlt und die Mahnung ist noch vorhanden. In der Mahnliste stehen immer die aktuellen offenen Posten, gibt es keine mehr dann kommt „keine Datensätze“.
Die Mahnung wird jedoch nicht aus der Liste entfernt, damit nachvollziehbar bleibt, dass es zu diesem Vorgang bereits eine Mahnung gab.
Warum ist ein Land bei den Adressen nicht auswählbar?
Unter den Systemparametern „Allgemein“ – „Länder“ können Sie die anzuzeigenden Länder verwalten.
Warum kann ich eine bestimmte Buchung nicht stornieren?
Buchungen können nur storniert werden, solange noch keine Zahlungen hinzugefügt wurden.
Warum sehe ich unter „Formulargestaltung“ – „Druckformulare“ keine Formulare? Wo kann ich die Formulare ändern?
Die E-Mail-Absender-Adresse können Sie bei dem Mitarbeiter individuell anlegen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen wird die System-Absender-Adresse (Globale Einstellungen) genommen. Wenn dieses Feld auch leer ist wird unsere E-Mail-Adresse als Fallback eingesetzt.
Warum steht im Formular Freigabe Selbstbehalt immer 0,00 Euro als Betrag?
Wenn keine Kaution berechnet werden kann, zeigt das Formular stattdessen 0,00 Euro an.
Gehen Sie wie folgt vor:
Legen Sie für jede Fahrzeuggruppe eine Standardkaution fest. Dies geht unter „Verwaltung“ → „Gruppen“ bearbeiten in den Feldern Standardkaution. !!! Damit dies funktioniert, müssen immer alle Kunden- und Fahrerdaten vollständig ausgefüllt sein, inklusive Ausweisland und Führerscheinland. Ansonsten kann keine Standardkaution berechnet werden und es wird 0,00 angezeigt!!! Alternativ: Kaution manuell im Vorgang eintragen:
- In der Vorgangsliste auf das Bearbeiten-Symbol klicken
- Das Bearbeiten Fenster öffnet sich. Hier unter „Bezahlinformationen“ die entsprechende Kaution eintragen. Vorgang Speichern.
- Aufruf Druckformulare mit dem Druckbutton und der Kautionsbetrag wird eingefügt. !!! Wenn im Vorgang kein Betrag hinterlegt ist, dann wird im Formular auch kein Betrag bzw. 0,00 angezeigt!!!
Warum werden meine neu eingestellten Stationen im Internet nicht angezeigt?
Sie können in der Stationsverwaltung („Verwaltung“ – „Station“) die Stationen für das Internet freigeben.
Warum wird der Rabatt nicht übernommen?
Der Rabatt unter Bezahlinformationen kann nur berechnet werden, wenn ein Tarif ausgewählt ist. Bei Individuellem Preis/Tarif funktioniert er nicht.
Warum wird die Kundenkarte nicht korrekt auf dem vorgefertigten Papier ausgedruckt?
Achten Sie unbedingt darauf, dass im Druckmenü der Haken bei auf Seite einpassen (auch auf Seitengröße skalieren) NICHT gesetzt ist. Ansonsten wird das Druckbild des Kundenkartenformulars verkleinert und passt nicht auf das vorgefertigte Papier.
Warum wird per E-Mail kein Mietvertrag versendet, sondern nur die Buchungsbestätigung?
Der Mietvertrag wird laut Standardablaufplan erst nach Zuweisung des Status „Mietvertrag“ zugeschickt.
Was bedeuten die Farben im Belegungsplan?
Zur besseren Visualisierung, welche Ressource schon wieder zurück ist und ob noch zu klärende offene Posten vorhanden sind, haben wir Statusfarben als farbliche Kennzeichnung für den Status im Zeitstrahl eingeführt:
Grün: frei im Zeitstrahl Gelb: Reservierung > noch nicht abgeholt Orange: Mietvertrag > das Fahrzeug wurde abgeholt und ist unterwegs Blau: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung > Zahlbetrag 0,00 EUR Rot: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung > noch offener Zahlbetrag oder Gutschrift
Wird mit dem Angebotsmodul gearbeitet kommt zusätzlich ein weiterer Status hinzu:
Weiß: Anfrage unverbindlich nicht bestätigt
Die Farben können Sie selbst ganz einfach unter „Einstellungen“ – „Profil“ – „Vorgang Status“ individualisieren.
Was bedeutet „1 (Nein)“ in der Liste der Provisionsempfänger?
- 1 oder 2 steht für die Anzahl der Provisionsempfänger
- (Ja) steht dafür, dass schon eine Provision erstellt und abgerechnet wurde und die Zahlungen im Vorgang passen
- (Nein) steht dafür, dass noch keine Abrechnung erstellt wurde
Wenn Sie anschließend das Callcenter abrechnen möchten, ändern Sie die Einstellung auf „Abgerechnete Umsätze“.
Was ist der Unterschied zwischen Agenturen und Provisionsempfängern?
Agenturen verkaufen die Tickets direkt und kassieren auch. Sie müssen die Provision an den Mandanten abführen.
Provisionsempfänger hingegen vermitteln nur. Sie erhalten ihre Provision dann meist am Ende des Monats von den Mandanten.
Was kostet Bookyt monatlich?
Bookyt ist ein modulares System, welches sich an Ihren individuellen Bedarf richtet.
Erstellen Sie einen Testaccount, indem Sie auf den folgenden Button klicken. Melden Sie sich anschließend an und sehen Sie unter „Verwaltung“ → „Account“ in die Übersicht. Sie können von hier aus sämtliche Optionen einstellen und ohne zu speichern sehen Sie dann den monatlich, fälligen Preis.
Welche Geräte brauche ich zur Bedienung der Software?
Das Backend der Software ist von jedem Gerät und mit jedem aktuellen Web-Browser bedienbar.
Wir empfehlen die Nutzung unserer Bookyt-App für das iPad. Die App ist auf die mobile Bedienung ausgelegt und erlaubt Ihnen eine Standortunabhängigkeit und vereinfachte Abläufe.
Die optimale Kompatibilität ergibt sich mit einem aktuellen PC, Mac oder Tablet und den Browsern Chrome, Firefox oder Safari. Bei Verwendung von älteren Browsern können Einschränkungen in der Darstellung auftreten.
Die Onlinebuchung für Kunden ist von jedem PC, Tablet oder Smartphone und mit jedem Browser ohne Einschränkungen nutzbar.
Welche Informationen müssen in das Impressum?
Das Impressum wird automatisiert erzeugt. Im Impressum müssen unter anderem Angaben zu Firmierung, Adresse, Kontakt und Umsatzsteuernummer aufgeführt werden, ansonsten droht Abmahnung! Die Daten pflegen Sie im Backend unter „Verwaltung“ – „Account“ ein.
Welche Informationen genau gefordert sind, können Sie ganz einfach per Recherche nachlesen.
Für fehlerhafte oder unvollständige Angaben können wir keine Haftung übernehmen.
Wenn ein Kunde einen grundsätzlichen Rabatt auf unsere Ressourcen bekommt, dann sollten die Folgetage bei dieser Rabattierung mit berücksichtigt werden und nicht nur der erste Miettag.
Es gibt verschiedene Rabatte: auf alles (auch Artikel), nur auf den Tarifpreis, auf Tarifpreis und Zusatztage bzw. km, und das kann dann sowohl beim Vorgang als auch beim Kunden hinterlegt werden. Stellen Sie sicher, dass das korrekte Ziel für den Rabatt ausgewählt wird.
Wie ändere ich die Bilder meiner Ressourcen in der Ressourcenübersicht?
Ihre Fahrzeuggruppen werden im Backend generiert und ganz automatisch in Ihre Webseite eingespielt. Sie müssen also lediglich die Bilder der Ressourcengruppen unter „Verwaltung“ → „Gruppen“ im Backend austauschen, sie werden dann automatisch mit den Bildern auf der Webseite synchronisiert.
Für eine optimale Darstellung sollten die Bilder im Querformat sein.
Wie ändere ich die Öffnungszeiten, für die Anzeige im Frontend?
Um diese anzupassen, öffnen Sie „Verwaltung“ → „Stationen“, öffnen Ihre Station und passen die Zeiten unter „Öffnungszeiten“ an. Ist diese Option nicht verfügbar, können Sie sie unter „Einstellungen“ → „Grundeinstellungen“ → „Basics“ → „Öffnungszeiten der Station verwenden“ aktivieren.
Wie errechnet sich der Kilometer-Stand?
Der km-Stand wird immer auf das aktuelle Datum berechnet, liegt das Enddatum Ihrer Buchungen in der Zukunft, fließen die hinterlegten Werte nicht in die km-Berechnung mit ein.
Die Anzeige in der Spalte springt dann um, wenn das Abgabedatum erreicht ist.
Wie erstellt man eine Gutschrift?
Verwenden Sie das Formular „Einzelverkauf“ (Nur Rechnung) und erfassen Sie dann einfach den Betrag in negativer Form mit einem Minus. Es wird dann automatisch das Gutschriftsformular ausgegeben.
Wie erstellt man eine KFZ-Verkaufsrechnung?
Nutzen Sie zum Verkauf eines Fahrzeugs die „Nur Rechnung“ (Einzelverkaufsrechnung) im Vorgang.
Wie erstellt man einen Monatstarif?
Gehen Sie hierzu einfach in Ihren Tarif und bearbeiten Sie diesen. Dies können Sie unter „Verwaltung“ → „Tarife“ tun. Wählen Sie den passenden Tarif aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Nun können Sie unter dem Reiter „Anzeige“ eine Mindestmietdauer von 1 Monat einstellen. Der Tarif wird nun erst angezeigt, wenn der Mieter mindestens eine Mietdauer von 1 Monat auswählt.
Wie exportiere ich Datensätze als Excel-XLS-Tabellen?
Möchten Sie Personen- oder Kundendaten exportieren, öffnen Sie über „Verwaltung“ → „Personen“ die Personensuche. Passen Sie Ihr Suchergebnis über die Optionen an und exportieren Sie es über „Export in Excel“.
Ähnlich verhält es sich in der Fahrzeugübersicht. Öffnen Sie hierzu die „Verwaltung“ → „Fahrzeuge“ → „Liste“. Dort können Sie nun wieder Ihre Ergebnisse mit Hilfe der Suchoptionen eingrenzen und Ihr Ergebnis über „Export in Excel“ ausgeben.
Um Statistiken und Vorgänge exportieren zu können, benötigen Sie die Erweiterung „Excel Export“, welche Sie unter „Verwaltung“ → „Account“ → „Erweiterungen“ kostenpflichtig aktivieren können.
Wie füge ich mit der Kassa App Ausweis, Führerschein und Unterschriften ein?
Öffnen Sie in der Kassa App im Belegungsplan den Vorgang, der abgeholt wird. Dort erfassen Sie die Zahlung und werden anschließend zur Erfassung des Ausweises bzw. Führerscheins sowie zur digitalen Unterschrift weitergeleitet. Sämtliche erfassten Bilddaten werden dauerhaft im Vorgang gespeichert und können später jederzeit abgerufen werden.
Wie füge ich Standard-Kopf- und Fußzeilen ein?
Unter „Einstellungen“ – „Layout“ können schnell und einfach standardisierte Kopf- und Fußzeilen für Ihre Formulare festgelegt werden.
Möchten Sie Bilder einfügen? Laden Sie sie im PNG-Format mit einer Mindestbreite von 1200px unter „Einstellungen“ – „Mediacenter“ hoch. Beim Klick auf das Bild wird Ihnen der Dateipfad angezeigt. Kopieren Sie diesen Pfad.
Direkt bei „Formulargestaltung“ können Sie nun Ihre Kopf- und Fußzeilen gestalten und das Bild oder Ihren Text einfügen.
Haben Sie alles nach Ihren Wünschen angepasst, dann vergessen Sie nicht, den Haken bei „Standard bei PDF-Erstellung verwenden“ zu setzen sowie im jeweiligen Formular auszuwählen, ob die Standard-Kopf- bzw. Fußzeile angewendet werden soll.
Wie funktioniert die kontaktlose Anmietung?
Aktivieren Sie in den Accounteinstellungen die E-Mail-Automatisierung. Der Kunde erhält anschließend eine Aufforderung, seine E-Mail-Adresse zu bestätigen. Danach kann er im Frontend die kontaktlose Anmietung nutzen.
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Einen Tag vor der Buchung erhält Ihr Kunde eine Nachricht aus dem Backend mit einem Link ins Frontend, um seine Daten zu vervollständigen. Dort kann er auch seine Ausweisdaten hochladen.
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Im Belegungsplan können Sie den entsprechenden Vorgang öffnen und prüfen. Dort sind alle Angaben und Dokumente hinterlegt, die der Kunde übermittelt hat.
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Sind alle Daten geprüft, können Sie den Mietvorgang freigeben bzw. bestätigen.
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Der Kunde kann nun sein Fahrzeug kontaktlos entgegennehmen.
Wie hinterlege ich Sonderöffnungszeiten?
Haben Sie einen verkaufsoffenen Sonntag, oder außerhalb Ihrer generellen Öffnungszeiten geöffnet, so können Sie Ihre Öffnungszeiten individuell anpassen. Öffnen Sie hierzu „Verwaltung“ → „Stationen“, öffnen Sie Ihre Station und klicken Sie auf „Öffnungszeiten“ → „Speziell“. Hier können Sie nun individuell abweichende Öffnungszeiten hinterlegen.
Tragen Sie Ihre Änderungen ein und speichern Sie Ihre Eingabe ab.
Wie ist das mit den Formularen Stornobestätigung und Stornorechnung gedacht?
Wenn Sie einen Vorgang mit Stornogebühr stornieren, ist das erste Formular die Stornorechnung mit dem gesamten Betrag. Das 2. Dokument ist die Rechnung für die Stornogebühren, diese sehen Sie in der Formularauswahl.
Es wird der komplette Vorgangsbetrag abgezogen und die Stornogebühr anschließend wieder dazugerechnet. Das ist der Standardablauf aus buchhalterischen Gründen. Bei Billpay und PayPal wird der Betrag abzüglich der Stornogebühr automatisch rückerstattet.
Wie kann eine Station gelöscht werden?
Stationen können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden.
Wie kann ich Bußgeld einem Kunden nachträglich berechnen?
Bußgelder einfach mit einer „Nur Rechnung“ dem Kunden nachträglich berechnen. Es ist dann eine neue Rechnung und ein neuer Vorgang.
Einfach im entsprechenden Vorgang mit Angabe des Aktenzeichens erstellen.
Wie kann ich das Frontend optisch anpassen?
Möchten Sie Ihr Frontend optisch anpassen, damit es zu Ihrem Corporate Branding passt?
Wählen Sie hierzu „Verwaltung“ → „Frontend“ → „HTML/CSS“.
Geben Sie Ihre Anpassungen in die dafür vorgesehenen Felder ein und speichern Sie Ihre Angaben.
Der Bookyt-Kundensupport kann individuelle Anpassungswünsche kostenpflichtig für Sie umsetzen.
Kontaktieren Sie uns hierzu per E-Mail an service@phcom.de und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit. Wir setzen uns anschließend mit Ihnen in Verbindung.
Wie kann ich Daten in der Vermietsoftware, wie Fahrzeuge, Stationen, Artikel, Tarife und Personen, löschen?
Die erste Station kann nicht gelöscht werden, sondern nur überschrieben oder deaktiviert werden.
Personen und Fahrzeuge können nur so lange gelöscht werden, wie noch kein Vorgang mit ihnen angelegt wurde.
Artikel können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden.
Tarife können gelöscht werden, wir empfehlen aber die Tarife nur zu deaktivieren.
Um die Integrität der Datenbanken über lange Zeiträume zu gewährleisten, sollten Sie wenn möglich keine Daten löschen.
Wie kann ich die Vermietsoftware in meine Webseite einbinden?
Die Buchungsmaske des Reservierungssystems kann ganz einfach in Ihre bestehende Webseite eingebunden werden.
Verwenden Sie dafür den Linkgenerator unter „Verwaltung“ → „Frontend“ → „Vorschau“ und fügen Sie den generierten Quellcode in Ihre Webseite ein.
Wie kann ich ein Backup meiner Account-Daten erstellen?
Wenn Sie Ihre Daten sichern möchten, klicken Sie im Backend auf Ihr Logo (oben links) und im folgenden Reiter auf „Sicherheit“. Dort können Sie „Daten sichern und herunterladen“ wählen und erhalten von uns eine E-Mail mit dem Downloadlink zugeschickt.
Wie kann ich ein Fahrzeug sperren?
Sie können ein Fahrzeug für die eigene Nutzung sperren, indem Sie im Belegungsplan auf das entsprechende Fahrzeug klicken, wählen Sie dort „Fahrzeug bearbeiten“ und abschließend unter „Sperren“ die nötigen Daten eingeben. Speichern Sie anschließend die Eingaben.
Wie kann ich ein Formular, beispielsweise den Mietvertrag, ändern oder anpassen?
Möchten Sie Ihren Standard-Mietvertrag optisch anpassen, öffnen Sie den Editor und fügen Sie Ihre Änderungen ein. Wählen Sie den „Standard-Mietvertrag“ (2 Seiten), kopieren Sie ihn und aktivieren Sie die Kopie anschließend als Standard für Ihren Account.
Wie kann ich im Frontend die Adresse der Musterstation ändern?
Die Stationsdaten ändern Sie im Backend unter „Verwaltung“ – „Stationen“.
Wie kann ich im Vorgang Nettopreise statt Bruttopreise anzeigen?
Dies kann in den Einstellungen unter „In der Vorgangsliste Beträge in netto anzeigen“ eingestellt werden.
Wie kann ich in der Vermietungs-App eine neue Buchung im Belegungsplan mit meinem iPad erstellen?
Wenn Sie eine neue Buchung per iPad anlegen möchten, müssen Sie mit einem Long-Press (2 Sekunden) in den gewünschten Zeitraum klicken. Nun sollte ein neuer Termin zum Buchen erscheinen.
Wie kann ich individuellen Support in Anspruch nehmen?
Gerne stehen wir Ihnen unter unserer zentralen Service E-Mail service@phcom.de jederzeit zur Verfügung! Senden Sie uns eine E-Mail mit Ihrem konkreten Anliegen. Wenn Sie mehrere Punkte haben, senden Sie diese bitte einzeln. Das beschleunigt die Bearbeitung der einzelnen Themen.
Wie kann ich Kunden löschen, die versehentlich doppelt angelegt wurden?
Das geht so direkt nicht, da alle Vorgänge und auch Rechnungen usw. miteinander verknüpft sind. Die Vorgänge müssen immer einer Person zugewiesen sein.
Sie können allerdings Personen zusammenlegen, wenn sie doppelt angelegt wurden. Dann werden die Vorgänge entsprechend neu zugeordnet.
Sie finden die Funktion unter „Verwaltung“ → „Personen“.
Wie kann ich Tarife erstellen oder bearbeiten?
Möchten Sie mit den Tarifen arbeiten, finden Sie diese unter „Verwaltung“ → „Tarife“. Dort können Sie neue Tarife anlegen und bearbeiten.
Wie kann man Agenturgutschriften ausdrucken?
Unter „Abrechnung“ – „Agentur“ können Sie sich die offenen Umsätze anzeigen lassen. Sie müssen dann ein Häkchen bei „Kumulieren“ setzen und auf „Anzeigen“ klicken. Dann kann über den Button „Agenturrechnung erstellen“ die Abrechnung erstellt werden.
Zum Drucken der Gutschriften gibt es zwei Möglichkeiten:
- Manuell: Statt offene Umsätze, die neu erstellte Abrechnung auswählen und anzeigen. Es erscheint ein kleines Drucksymbol in der jeweiligen Zeile. Damit können die Gutschriften ausgedruckt werden.
- Unter Sammeldruck alle Gutschriften gleichzeitig ausdrucken.
Wie kann man ein Firmenlogo hochladen und verwenden?
Laden Sie unter „Layout“ → „Mediacenter“ Ihr Logo hoch. Klicken Sie anschließend auf die Datei und aktivieren Sie es als Systemlogo oder Favicon.
Wie kann man eine Mahnung in der Liste bearbeiten?
Doppelklicken Sie in der Liste auf die Vorgangsnummer, dann öffnet sich der Vorgang. Dieser kann nun bearbeitet werden.
Wie kann man eine Mahnung versenden?
Im Modul „Mahnwesen“ erhalten Sie eine Übersicht über offene Rechnungen, fällige Rechnungen, Mahnstufe 1-3 und Mahnungen allgemein.
Per Doppelklick auf die Vorgangsnummer öffnet sich das Menü zum Vorgang, falls Sie eine Zahlung o.ä. direkt eingeben möchten.
Falls Sie stattdessen eine Mahnung versenden möchten, markieren Sie in der Liste den betreffenden Eintrag per Klick in die Checkbox, geben Sie im Bemerkungsfeld unten z. B. ein „gemahnt am …“, und klicken Sie auf „Neue Mahnungen erstellen“. Nun wird die Mahnung erstellt und es öffnet sich die Formularvorschau. Der betreffende Eintrag rutscht nun eine Mahnstufe höher.
Wie kann man eine Mahnung wieder um eine Mahnstufe zurücksetzen?
Öffnen Sie dazu den Vorgang in der Mahnungsliste per Doppelklick auf die Vorgangsnummer.
Anschließend gehen Sie auf „Zahlung, Mahnung und Zwischenrechnung“ und klicken Sie auf den OK-Button. Ein weiteres Popup öffnet sich.
Hier wechseln Sie auf den Tab „Mahnung“ und auf dem X-Button können Sie die letzte Mahnung entfernen. Der Vorgang hat sich dann um eine Mahnstufe verringert. Aktualisieren Sie anschließend die Seite „Mahnwesen“ und dort können Sie dann überprüfen, ob die Mahnstufe angepasst wurde.
Wie kann man eine uneinbringbare Forderung ausbuchen?
Geben Sie einfach die Mahngebühr als Zahlung mit dem Zweck „ausbuchen“ ein, dann wird der Vorgang auf 0 gesetzt und ist kein offener Posten mehr.
Wie kann man herausfinden, welche CSS-Formatierungen ein Element hat?
Über „Rechtsklick“ → „Element untersuchen“ wird die Toolbar geöffnet und das HTML-Grundgerüst sowie die CSS-Formatierungen angezeigt.
Wie kann man im Belegungsplan zwischen mehreren virtuellen Stationen unterscheiden?
In der Stationsverwaltung kann im Tab „Virtuelle Stationen“ für jede Station eine andere Farbe für den Belegungsplan hinterlegt werden. Die Farbwerte werden als Hexadezimalcode angegeben.
Wie kann man in einem Formular nur auf der ersten Seite den Header/Footer einbauen?
Setzen Sie an den Anfang des Dokumentes:
pd4ml:page.header scope="1" {$GlobaleEinstellungen.formular_header_pdf} pd4ml:page.footer scope="1" {$GlobaleEinstellungen.formular_footer_pdf}
Wie kann man schnell ein Fahrzeug im Backend buchen?
Unter „Vorgang“ – „Neuer Vorgang“ kann im Backend eine Buchung angelegt werden. Soll es schnell gehen, dann füllen Sie nur die Pflichtfelder aus:
- Mietbeginn und Mietende
- Fahrzeug
- Kunde: Vorname, Name, Adresse, Kundentyp
Es ist außerdem möglich, die Eingabemasken per Vorauswahl direkt anzupassen. Sie finden diese Auswahl in der Buchungsmaske unter „Ansicht“.
Wie kann man weitere Formulare in der Dokumentenvorschau verfügbar machen?
- Neues Dokument unter „Einstellungen“ – „Formulare/Dokumente“ anlegen.
- Dokument unter „Freitextformulare“ auswählen.
Wie können meine Kunden nicht verfügbare Fahrzeuge anfragen?
Sind Ihre Fahrzeuge aktuell vermietet und möchte ein Kunde ein Fahrzeug buchen, wird im Frontend der Button „Jetzt freie Alternative finden“ eingeblendet. Klickt er darauf, öffnet sich ein Kalender, in dem der Kunde sehen kann, zu welchen Zeiten das gewünschte Fahrzeug noch frei ist.
Dort hat er die Möglichkeit, eine Anfrage zu senden oder sich in eine Warteliste eintragen zu lassen.
Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung über den Mietwunsch und können sich mit dem Interessenten in Verbindung setzen.
Wie lange dauert die Freischaltung?
Nachdem alle Daten vollständig übermittelt wurden, dauert die Freischaltung nach Einreichung der App bei Apple ca. 1 bis 7 Tage. Leider haben wir auf die Dauer keinen Einfluss, Sie erhalten nach Freischaltung eine Nachricht.
Wie lege ich den CNAME für meine Subdomain fest? (kostenpflichtiger Service)
Fragen Sie bitte Ihren Domainanbieter, wo in dessen Verwaltungsmenü ein CNAME eingestellt werden kann. Dieser muss auf server.Bookyt.de gesetzt werden, damit wir ihn intern verlinken können. Ist Ihr CNAME-Record korrekt beim Anbieter hinterlegt, senden Sie uns bitte eine kurze E-Mail an unseren Service mit der Information, dass der Eintrag aktiv ist. Bitte beachten Sie: Für die Einrichtung berechnen wir eine einmalige Servicepauschale von 59 €.
Wie nutze ich die Mehrsprachigkeit?
Möchten Sie Bookyt in verschiedenen Sprachen nutzen, öffnen Sie die „Verwaltung“ → „Account“ → „Onlinebuchung“ → und wählen Sie die Sprache aus den gezeigten Optionen aus. Diese Optionen sind kostenpflichtig.
Sie haben nun die Möglichkeit die Dialogdatei, Sprachfelder, Texte und die Formulare in der entsprechenden Sprache anzupassen und Ihren Kunden zu präsentieren.
Wie richte ich eine eigene Domain ein?
Wenn Sie für die Musterhomepage oder Ihr Buchungsfrontend eine eigene Domain bzw. Subdomain nutzen möchten, setzen Sie den CNAME-Eintrag Ihrer Domain auf server.Bookyt.de.
Wie Sie den CNAME-Eintrag anpassen können, erfahren Sie direkt bei Ihrem Domain-Anbieter.
Wie richte ich einen eigenen Mailserver ein?
Möchten Sie Ihren eigenen Mailserver hinterlegen, können Sie dies unter:
„Einstellungen“ → „Automatisierung, Kommunikation und Vorlagen“ → „E-Mail“
Wie richte ich ein Logo für Kundenkarten ein?
Laden Sie unter „Layout“ – „Datei hochladen“ einfach Ihr Logo hoch.
Klicken Sie dann auf das Vorschaubild: Sie erhalten den absoluten und den relativen Pfad angezeigt. Markieren Sie und kopieren Sie den absoluten Pfad zum Logo.
Den absoluten Pfad dieses Logos können Sie bequem im Formular als img-Tag verwenden.
Wie richte ich unterschiedliche Haftungsbeschränkungen mit unterschiedlichen Zuzahlungen ein?
Sie können die Haftungsbeschränkung unter „Verwaltung“ – „Haftungsbeschränkung“ bequem einrichten. Die entsprechende Reduzierung kann dann im Tarif passend aktiviert oder deaktiviert werden.
Wie sehe ich meine gebuchten Optionen und wie passe ich diese an?
Unter „Verwaltung“ → „Account“ können Sie in der Übersicht schnell und einfach überprüfen, wie sich Ihr Monatspaket zusammensetzt.
Über „Onlinebuchung“, „Erweiterungen“ und „Apps“ können Sie entsprechende Optionen hinzubuchen oder entfernen. Akzeptieren Sie den Hinweis und speichern Sie Ihre Änderungen.
Wie sperre ich einen Kunden?
Um einem Kunden die Möglichkeit zu nehmen, Buchungen durchzuführen, gehen Sie auf: „Verwaltung“ → „Personen“ → suchen Sie Ihren Kunden über die Suchmaske und öffnen Sie den Datensatz mit einem Klick auf „öffnen“.
Ändern Sie nun den Kundentyp über das Dropdown-Feld auf „Ausschlusskunde“, scrollen Sie bis zum Ende und speichern Sie Ihre Änderungen. Der Kunde kann dann zwar buchen, erhält allerdings keine Buchungsbestätigung mehr.
Wie stelle ich das Mindestalter für die Anmietung ein?
Um ein Mindestalter festzulegen, öffnen Sie die „Einstellungen“ → „Grundeinstellungen“ → „Ausweis“ und legen Sie dort das Mindestalter fest.
Wie trage ich bei Neuanlagen den aktuellen Kilometerstand oder Betriebsstundenstand ein?
Sie müssen keinen ersten Kilometerstand eintragen, da dieser nach der ersten Vermietung automatisch vom Vorgang übernommen und gespeichert wird.
Wichtig ist, den Kilometerstand bei der ersten Vermietung einzutragen.
Hinweis: Für den Startkilometerstand der Folgevermietung wird immer automatisch der alte Rückgabekilometerstand übernommen. Das spart Zeit.
Wenn Sie statt Km mit Betriebsstunden arbeiten, ist der Ablauf identisch.
Wie verbinde ich die Kassa App?
Um die Kassa App mit Bookyt nutzen zu können, laden Sie sie im App Store herunter.
Starten Sie die App und folgen Sie den Anweisungen. Unter „Einstellungen“ → „App“ → „Automatische Einrichtung“ und „Manuelle Einrichtung“ ist genau erklärt, was Sie zu tun haben. In den „Einstellungen“ können Sie außerdem verschiedene Optionen konfigurieren.
Wie werde ich in Google gefunden?
Die Musterhomepage ist automatisch für Google zur Indizierung freigeschaltet. Damit Sie in den Suchergebnissen besser gefunden werden, lassen Sie sich von anderen Websites direkt auf Ihre Seite verlinken und achten darauf das Bewertungen im Internet wie z. B. bei Google Places einen Link zu Ihrer Seite haben.
Wie werden meine Daten verarbeitet?
Lesen Sie hierzu auf unserer Webseite in die Datenschutzerklärung. Diese finden Sie unter:
Datenschutz – Bookyt-Vermietsoftware
Dort sehen Sie die Abschnitte: Abschluss eines Vertrages über Auftragsverarbeitung
Diese Abschnitte sind relevant für Sie. Nutzen Sie die entsprechenden Auszüge und binden Sie sie in Ihre Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite ein.
Wie wird der unterzeichnete Mietvertrag bei der Vermietungs-App abgelegt und wie kann dieser wieder aufgerufen werden?
Wenn Sie eine bereits erfasste Unterschrift suchen, können Sie diese in der erstellten Buchung wieder einsehen.
Wieso werden in den Anzeigen keine Fahrzeugbilder angezeigt?
Um bei Ihren Fahrzeugen Fotos zu hinterlegen, klicken Sie auf „Verwaltung“ → „Fahrzeuge“. Wählen Sie nun Ihr Fahrzeug aus und bearbeiten Sie dessen Einstellungen unter „Fahrzeug bearbeiten“. Dort können Sie unter dem Reiter „DMS“ ein Foto hinterlegen.
Wird Mehrsprachigkeit unterstützt und kann ich bei der Schnittstelle die Sprache als Parameter mitgeben, um dann unterschiedliche Links zur Buchungsmaske zu bekommen?
Hängen Sie lang=en an den Adressaufruf an.
Wo ändert man die Steuernummer?
Die Steuernummer können Sie unter „Einstellungen“ → „Layout“ beispielsweise in die Fußzeile Ihrer Dokumente einfügen.
Wo kann ich Personen- oder Vorgangsmasken ändern?
Es gibt eine Vielzahl an Masken, sowohl für Personen als auch für Vorgänge. Wählen und wechseln können Sie die Masken direkt in der Personenmaske oder in der Vorgangsmaske. Die Grundeinstellung für Mitarbeiter, Provisionsempfänger oder Agenturen stellen Sie unter „Verwaltung“ – „Person“ → „Mitarbeiter“ ein.
Des Weiteren können Ihre Masken, z. B. die Buchungsmaske, mit individuellem JavaScript ergänzt werden. Dieses wird entweder auf den jeweiligen Seiten ausgeführt, wenn der Dateiname angegeben wird, oder global eingebunden. Mit den Skripten können Sie z. B. Inhalte an ein Element anfügen oder Elemente ausblenden.
Die Skripte geben Sie unter „Einstellung“ – „Profi“ – „Masken“ ein.
Wo kann ich einstellen, dass eine Anzahlung in Höhe von x% fällig ist?
Sie können bei „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „Zahlarten“ einen Prozentwert für die Anzahlung hinterlegen.
Wo kann ich in einer Buchung die enthaltenen „inkl.-km“ eingeben? (individuelle Preiseingabe, keine Auswahl nach Preisliste)
Wenn Sie mit einem individuellen Preis arbeiten, geben Sie die voraussichtlichen Gesamtkilometer in das Feld „Gesamtkm“ ein.
Wo kann ich Inhalte wie Notrufnummer, Mietbedingungen oder MwSt.-Satz im Mietvertrag ändern?
Im Quelltext des Mietvertrags sehen Sie die Platzhalter für diese Inhalte. Diese werden automatisch mit den im System hinterlegten Texten und Werten gefüllt. Bitte gehen Sie die Systemparameter, globalen Einstellungen und Standardtexte durch, eventuell auch die Stammdaten Ihrer Station(en). Passen Sie dort bitte die entsprechenden Stellen an. Diese Daten werden dann automatisch in den Mietvertrag übertragen.
Wo kann man einstellen, was für E-Mail-Texte und -Anhänge versendet werden?
In den Einstellungen legen Sie fest, welches PDF-Formular der Kunde im Anhang der E-Mail erhält. Den Mailtext für automatisch versendete System-Mails bearbeiten Sie unter „Einstellungen“ → „Automatisierung“. Den Mailtext für ein spezielles Formular, das manuell versendet werden soll, pflegen Sie direkt unten beim jeweiligen Druckformular.
Wo kann man spezielle Formulare hinterlegen, die nichts mit Rechnung, Mietvertrag etc. zu tun haben?
In den globalen Einstellungen unter „Freitextformulare“ können Sie eigene Formulare hinterlegen. Diese werden dann immer in der Formularvorschau eines Vorgangs angezeigt.
Wo legt man die Kaution fest?
Sie können eine Standardkaution im Frontend unter „Verwaltung“ → „Frontend“ → „Erscheinungsbild“ aktivieren.
Individuelle Kautionsbeträge lassen sich ganz einfach unter „Verwaltung“ → „Gruppen“ → öffnen Sie eine Gruppe → im Abschnitt Kaution, unter der Schadensgrafik, eingeben.
Wo werden die Fotos der Ausweiskopien gespeichert und wie können diese abgerufen werden?
Ausweiskopien finden Sie in der Buchung. Sie werden vom Datenbankmanagement-System entsprechend zugeordnet.
Wo wird die systemweite Standard-Fußzeile festgelegt?
Die systemweite Standard-Fußzeile wird unter „Layout“ festgelegt.