So geht Vermieten – der Ablaufplan
Dieser Artikel beschreibt einen typischen Vermietungsablauf mit Bookyt. Er zeigt, welche Schritte vor dem ersten Einsatz vorbereitet werden sollten und wie Abholung, Übergabe, Rückgabe und Abschluss im Tagesgeschäft zusammenspielen.
Einrichtung und Vorbereitung
Richten Sie zunächst die grundlegenden Stammdaten ein. Dazu gehören insbesondere:
- Benutzer und Berechtigungen
- Firmendaten, Logo und Farben unter Einstellungen → Grundeinstellungen
- Mietartikel wie Fahrzeuge, Maschinen, Geräte oder Zubehör
- Eigenschaften wie Modell, Zustand und Verfügbarkeit
- Tarife, Kautionen, Zusatzkilometer und buchbare Extras
Je genauer diese Daten gepflegt sind, desto einfacher lassen sich Buchungen später am Counter, im Backend oder online abwickeln.
Abholung und Übergabe
Wenn eine neue Reservierung direkt am Counter entsteht, legen Sie die Buchung im Belegungsplan an, wählen den Mietartikel aus, erfassen Abhol- und Rückgabezeit und ordnen den passenden Kunden zu. Anschließend können Sie Zubehör oder Extras ergänzen und die Buchung speichern.
Wenn der Kunde bereits online reserviert hat, öffnen Sie den Vorgang im Bereich Abholung. Prüfen Sie die Uhrzeit, aktivieren Sie bei Bedarf Tatsächlich abholen und laden Sie den Mietvertrag.
Vor der Übergabe sollten folgende Punkte geprüft werden:
- Der Kunde prüft und unterschreibt den Mietvertrag.
- Die Station kontrolliert Ausweis oder Führerschein.
- Die Kaution wird erfasst oder geprüft.
- Schlüssel, Zubehör und Mietartikel werden übergeben.
Rückgabe und Abschluss
Bei der Rückgabe öffnen Sie den Vorgang im Bereich Rückgabe. Erfassen Sie bei Bedarf Kilometerstand, Zählerstand, Tankquittung, Schäden oder zusätzliche Leistungen. Anschließend übernehmen Sie die Rückgabedaten und rechnen offene Beträge nach.
Zum Abschluss können Sie Kautionen zurückzahlen oder verrechnen, Rechnung und Mietvertrag per E-Mail versenden oder die Unterlagen ausdrucken.
Mit Bookyt behalten Sie den gesamten Ablauf von der Vorbereitung bis zur Rückgabe im Blick und können Vermietungen strukturiert, nachvollziehbar und professionell abwickeln.